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Datenschutz

Swiss Academic Software GmbH

Stand: 12. September 2016

Wir, die Swiss Academic Software GmbH, Florhofstr. 2, 8820 Wädenswil, Schweiz, entwickeln und vertreiben das Computerprogramm Citavi und sind im Kontakt mit Interessenten, Käufern und Anwendern von Citavi. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir Ihnen, bei welchen Anlässen welche Daten von Ihnen oder von Dritten an uns übermittelt und von uns gespeichert werden und wie wir mit diesen Daten umgehen.

Wenn Sie erfahren möchten, welche konkreten Daten wir über Sie gespeichert haben oder wenn Sie die gespeicherten Daten löschen lassen möchten, kontaktieren Sie uns über service@citavi.com.

Die Anwendungen und Prozesse, die wir zu den genannten Anlässen nutzen, ändern sich kontinuierlich. Deshalb werden wir diese Datenschutzerklärung regelmäßig aktualisieren, um den jeweils aktuellen Stand wiederzugeben.

Wenn Sie nicht mehr mit der beschriebenen Nutzung der personenbezogenen Daten einverstanden sind – ggf. nach einer Änderung der Datenschutzerklärung – können Sie uns mit einer formlosen E-Mail an service@citavi.com mit einer Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beauftragen.

Auf der Citavi-Website surfen

Wir werten Website-Besuche statistisch aus ohne personenbezogene Daten zu erheben. Bei jedem Webseitenaufruf werden automatisch die folgenden Informationen von Ihrem Webbrowser an unseren Webserver übermittelt:

  • IP-Adresse,
  • Hostname,
  • Browser und Betriebssystem,
  • Cookies der Webseite,
  • Sprache und
  • zuvor besuchte Webseite.

Wenn Sie JavaScript aktiviert haben, können außerdem die folgenden Daten aus Ihrem Browser ausgelesen werden:

  • Bildschirmauflösung,
  • Farbtiefe,
  • Größe des Browserfensters und
  • Mozilla/Firefox Plugins

Über diese Webseite der Zentralen Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten können Sie Informationen für ihren konkreten Fall anzeigen lassen: https://www.zendas.de/service/browserdaten.html

Für die statistische Auswertung der Website-Besuche verwenden wir das Open-Source-Programm Piwik. Die von Piwik automatisch erhobenen Nutzungsdaten lassen keinen Rückschluss auf Ihre Person zu, da die Adresse Ihres Computers, also die IP-Adresse, anonymisiert gespeichert wird. Die Informationen verwenden wir nur, um unsere Website zu verbessern. Dabei werden Cookies eingesetzt. Wir weisen am oberen Rand der Webseite darauf hin.

Cookies sind kleine Text-Dateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Diese können u. a. genutzt werden, um festzustellen, ob von Ihrem Endgerät bereits eine Kommunikation zu unseren Seiten bestanden hat. Wir löschen die Rohdaten jeweils nach Ablauf von drei Monaten.

Falls Sie nicht möchten, dass wir Informationen über Ihren Website-Besuch sammeln, können Sie mit einem sog. Opt-Out widersprechen. Dabei wird ein Cookie gesetzt, das die Speicherung von Daten durch Piwik unterbindet. Aus technischen Gründen gilt dieses Cookie nur für den Browser, in dem es gesetzt wurde. Wenn Sie die Cookies dieses Browsers löschen oder einen anderen Browser bzw. ein anderes Endgerät verwenden, müssen Sie das Opt-Out erneut vornehmen. Entfernen Sie bitte das Häkchen unterhalb des folgenden Piwik-Hinweistextes, um das Opt-Out-Cookie zu setzen.

Alle von Piwik gesetzten Cookies beginnen mit diesen Zeichenfolgen: _pk_ref_pk_cvar_pk_id und _pk_ses. Sollten Sie das Opt-Out vorgenommen haben, wird das mit dem Cookie piwik_ignore vermerkt.

Piwik speichert folgende Informationen, die spätestens nach drei Monaten gelöscht werden:

  • Das Datum und die Uhrzeit des Seitenbesuchs,
  • den Seitentitel der betrachteten Seite (Page Title),
  • die URL der betrachteten Seite (Page URL),
  • die URL der Seite, die vor der aktuellen Seite besucht wurde (Referrer URL),
  • Dateien, die angeklickt und heruntergeladen wurden (Download),
  • angeklickte Links, die zu einer anderen Domain führen (Outlink),
  • die Zeit, die der Server benötigt hat, um die Seiten zu erzeugen (Page speed),
  • Ihre IP-Adresse in anonymisierter Form,
  • Ihren Standort: Land, Region, Stadt (Geolocation),
  • die Uhrzeit in Ihrer Zeitzone,
  • den Typ des Browsers, den Sie verwenden (User-Agent),
  • die Sprache, die in Ihrem Browser eingestellt ist (Accept-Language),
  • die verwendete Bildschirmauflösung.

 

Newsletter abonnieren

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, unterschiedliche Newsletter zu abonnieren. Für die Anmeldeabwicklung und den Versand der Newsletter verwenden wir den Onlinedienst Mailchimp, der von der Firma Rocket Science Group, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308 angeboten wird.

Wenn Sie sich für einen Newsletter anmelden, wird Ihre E-Mail-Adresse von Mailchimp gespeichert und für den Versand der abonnierten Newsletter an die angegebene E-Mail-Adresse genutzt.

Darüber hinaus sammelt Mailchimp Informationen darüber, ob und wann Sie einen zugesandten Newsletter geöffnet haben, ob Sie die Links in einem Newsletter angeklickt haben, ihre IP-Adresse, den Typ des verwendeten Browsers oder des verwendeten E-Mail-Programms und ähnliche Details. Mailchimp nutzt dazu Ein-Pixel-Gifs, die auch Web Beacons genannt werden und die in der E-Mail des Newsletters enthalten sind.

Diese Daten können wir über das Webinterface des Onlinedienstes einsehen. Sie können die Newsletter jederzeit wieder abbestellen. Die Links dazu finden sich jeweils in der Fußzeile der Newsletter.

Die Datenschutzbestimmungen von Mailchimp können Sie hier nachlesen: https://mailchimp.com/legal/privacy/. Sie richten sich in erster Linie an uns als Verwender des Onlinedienstes, enthalten aber wichtige Hinweise für die Abonnenten von Newslettern.

Die Server, auf denen Mailchimp die Daten speichert, stehen in den USA (Absatz 14 der Datenschutzbestimmungen von Mailchimp), so dass ihre personenbezogenen Daten, die Sie für das Abonnement angegeben haben, dorthin übertragen werden. Um zu versuchen, ein vergleichbares Datenschutzniveau wie in der Schweiz und der EU zu erreichen, haben wir mit Mailchimp eine Datenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen, die auch die EU-Standardvertragsklauseln enthält (Absatz 15 der Datenschutzbestimmungen von Mailchimp).

 

Campusstatistik abonnieren

Hat eine Organisation oder Hochschule einen Campusmietvertrag abgeschlossen, erhalten die bei Vertragsschluss oder im Nachhinein angegebenen Kontaktpersonen einmal monatlich eine Übersicht über den aktuellen Stand der Lizenzabrufe und andere Neuigkeiten im Zusammenhang mit der Campuslizenz.

Für den Versand der E-Mails nutzen wir ein lokal installiertes Computerprogramm. Die personenbezogenen Daten werden nur in unserem lokalen Netzwerk gespeichert.

Bitte schreiben Sie an service@citavi.com, wenn Sie den Newsletter nicht mehr erhalten möchten.

 

Mitglied im Citavi Trainernetzwerk
(D-A-CH) werden

Für das Citavi Trainernetzwerk nutzen wir die Plattform MangoApps, die von der gleichnamigen Firma angeboten wird: MangoApps Inc., 1495 11th Ave. NW, Issaquah, WA 98027, USA. Die Privacy Policy von MangoApps können Sie hier einsehen: https://www.mangoapps.com/privacy-policy/

Die personenbezogenen Daten, die die Teilnehmer bei der Anmeldung und in ihrem Profil angeben, werden auf einem Server in den USA gespeichert.

 

Öffentlichen Forenbeitrag erstellen

Wir stellen unter www.citavi.com/forum ein moderiertes, öffentliches Forum zur Verfügung. Dafür nutzen wir eine Forensoftware, die auf Servern in Deutschland betrieben wird.

Im Forum können Sie Ihre Frage öffentlich stellen, damit wir oder andere Anwender darauf antworten können. Um einen Forenbeitrag einstellen oder eine Antwort schreiben zu können, müssen Sie sich zuvor mit Name und E-Mail-Adresse registrieren und können sich dann mit einem Passwort anmelden.

Ihre Beiträge werden im Forum unter dem von Ihnen gewählten Benutzernamen veröffentlicht, der nicht Ihr realer Name sein muss. Die Daten, die Sie bei der Registrierung angegeben haben und Ihre Beiträge im Forum werden für unbestimmte Zeit gespeichert.

In Ausnahmefällen werden wir Sie über die E-Mail-Adresse kontaktieren, die Sie bei der Registrierung angegeben haben, um außerhalb der Öffentlichkeit des Forums Fragen klären zu können.

 

Direkte Anfrage stellen

Sie haben die Möglichkeit, uns bei Fragen rund um Citavi direkt zu kontaktieren. Dafür stehen Ihnen verschiedene Wege zur Verfügung, insbesondere unser Online-Formular www.citavi.com/ticket, das Kontakt-Formular im Citavi Account und E-Mail.

Ihre Anfrage wird in unserem Kundensupport-System gespeichert und bearbeitet, das auf virtuellen Servern in Deutschland betrieben wird.

Die Speicherung erfolgt für unbestimmte Zeit, um bei Folgefragen oder bei ähnlichen Problemen anderer Nutzer darauf Rückgriff nehmen zu können.

Handelt es sich um eine Frage in Bezug auf die Anschaffung von Lizenzen, leiten wir Ihre Anfrage ggf. an unseren regional zuständigen Vertriebspartner weiter, damit er mit Ihnen Kontakt aufnehmen kann.

Außerdem nehmen wir Ihre Anfrage in unsere Kundendatenbank auf, die von Microsoft auf Servern in Dublin und Amsterdam betrieben wird.

 

Angebot anfordern oder
Lizenzen im Citavi-Online-Shop
kaufen

Wenn Sie ein Angebot zum Kauf von Lizenzen anfordern oder Lizenzen über unseren Online-Shop kaufen, ist Ihr Vertragspartner unser E-Commerce-Provider cleverbridge AG, Gereonstr. 43-65, 50670 Köln, Deutschland. Deren Datenschutzerklärung können Sie hier, deren Allgemeine Geschäftsbedingungen hier einsehen.

Um ein Angebot anfordern oder eine Bestellung aufgeben zu können, müssen Sie

  • Anrede
  • Vor und Nachnamen,
  • Ihre Adresse und
  • Ihre E-Mail-Adresse

angeben.

Wenn Sie die Lizenz für eine Organisation bestellen, müssen Sie darüber hinaus den Organisationsnamen angeben. Außerdem können Sie eine abweichende Rechnungsadresse angeben.

Diese Daten werden von der cleverbridge AG entsprechend der oben genannten Datenschutzerklärung verarbeitet. Über eine Software, die uns die cleverbridge AG zur Verfügung stellt, haben wir Einsicht in diese Daten. Darüber hinaus geben Sie für eine Bestellung Details zur Zahlungsabwicklung an, also beispielsweise Ihre Kreditkartennummer oder Ihre Bankverbindung. Diese Daten werden allein von der cleverbridge AG entsprechend der oben genannten Datenschutzerklärung gespeichert und verarbeitet und können nicht von uns eingesehen werden.

Nach der Bestellung bei der cleverbridge AG werden die Bestelldetails und der aktuelle Status der Bestellung an uns übermittelt und in unserer Kundendatenbank gespeichert. Unsere Kundendatenbank wird von Microsoft auf Servern in Dublin und Amsterdam betrieben.

Wir nutzen die für die Bestellung übermittelten Daten dazu

  • Ihre Lizenzdaten zu erstellen und in einem Account zur Verfügung zu stellen,
  • Fragen zum Angebot, zum Kauf oder zu den Lizenzen mit Ihnen zu klären,
  • Sie nach Veröffentlichung einer neuen Version über konkrete Upgrade-Möglichkeiten für Ihre Lizenzen zu informieren,
  • Sie über Sonderangebote aufgrund Ihrer bestehenden Lizenzen zu informieren.

 

Lizenz über einen Partner kaufen

In einer Reihe von Ländern arbeiten wir mit Partnern zusammen, die für uns Citavi vertreiben. Bitte beachten Sie deren jeweiligen Datenschutzerklärungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen, falls Sie die Bestellung über diese Partner abwickeln:

  • Belgien: RITME, Rue des Anciens Etangs 40,1190 Bruxelles (Forest), Belgien
  • Deutschland, Österreich, Schweiz: made|for|science GmbH, Varrentrappstr. 40-42, 60486 Frankfurt a. M., Deutschland
  • Frankreich: RITME, 72, Rue des Archives, 75003 Paris, Frankreich
  • Indien: DELLSOFT Technologies P. Ltd, WZ-29, FF, Uggarsain Market, Ashok Nagar, New Delhi, 110018, Indien
  • Schweiz: SCIENTIFIC SOLUTIONS A.A. SA, Rue du Midi 2, CH 1009 Pully, Schweiz

Die Bestellungen der Partner uns gegenüber werden über die cleverbridge AG, Gereonstr. 43-65, 50670 Köln, Deutschland abgewickelt. Dazu sind Ihre Daten als Lizenznehmer erforderlich, also

  • Organisationsname
  • Anrede
  • Vorname und Nachname
  • Adresse
  • E-Mail-Adresse

Diese Daten werden auch an die cleverbridge AG übermittelt.

Nach der Bestellung der Partner bei der cleverbridge AG werden die Daten und der aktuelle Status der Bestellung an uns übermittelt und in unserer Kundendatenbank gespeichert. Aufgrund der Daten generieren wir die Lizenzdaten und stellen sie Ihnen in Ihrem Citavi Account zur Verfügung.

Wir nutzen die für die Bestellung übermittelten Daten dazu

  • Ihre Lizenzdaten zu erstellen und in Ihrem Citavi Account zur Verfügung zu stellen,
  • Fragen zum Angebot, zum Kauf oder zu den Lizenzen mit Ihnen zu klären,
  • Sie nach Veröffentlichung einer neuen Version über konkrete Upgrade-Möglichkeiten für Ihre Lizenzen zu informieren,
  • Sie über Sonderangebote aufgrund Ihrer bestehenden Lizenzen zu informieren.

 

Citavi Account erstellen

Ihre Lizenzdaten stellen wir Ihnen in einem persönlichen Citavi Account zur Verfügung. Dort können Sie auch die personenbezogenen Daten, die Sie uns beim Kauf oder bei der Anforderung einer Campuslizenz übermittelt haben, einsehen, ändern und ggf. löschen. Die Daten werden in unserer Kundendatenbank gespeichert, die von Microsoft auf Servern in Amsterdam und Dublin betrieben wird.

Ihr Citavi-Account wird zu unterschiedlichen Anlässen erstellt, nämlich

  • bei der Anforderung von Lizenzdaten aufgrund einer Campuslizenz, um Ihnen die Lizenzdaten bereitzustellen,
  • beim Kauf von Lizenzen im Citavi-Shop oder über unsere Partner, um Ihnen die Lizenzdaten bereitzustellen,
  • bei der Anfrage nach verlorenen Lizenzdaten, wenn Sie noch keinen Account hatten, um Ihnen die Lizenzdaten bereitzustellen,
  • wenn Ihnen der Lizenzadministrator Ihrer Organisation eine Lizenz zur Nutzung zuweist,
  • wenn Sie den Account selbst erstellen.

Dabei können Sie den Account je nach Anlass mit unterschiedlichen Angaben erstellen:

  • mit E-Mail-Adresse und Passwort oder
  • über eine Anmeldung bei Ihrem Account von Facebook, Google oder Microsoft oder
  • über eine Anmeldung bei Ihrem Hochschul-Account, wenn Ihre Hochschule eine solchen bereitstellt und wir es für Ihre Hochschule aktiviert haben.

Falls es im Zuge der Anmeldung noch nicht geschehen ist, bitten wir Sie gegebenenfalls, eine E-Mail-Adresse anzugeben, damit wir Sie darüber zu Lizenz- und Accountfragen kontaktieren können.

Wenn Sie sich beim Citavi Account über Ihren Account bei Facebook, Google oder Microsoft anmelden, werden Sie von dem jeweiligen Dienst aufgefordert, Citavi den Zugriff auf bestimmte Daten zu erlauben.

Sie können diese App-Berechtigungen auf den folgenden Seiten einsehen, einschränken oder aufheben:

 

 

Dienstleistungen und
Campuslizenzen bestellen

Wenn Sie Dienstleistungen oder Campuslizenzen bei uns anfragen oder bestellen, erstellen wir die erforderlichen Angebots- und Rechnungsdokumente über die Online-Anwendung billomat. Sie wird bereitgestellt von der Billomat GmbH & Co. KG, Burgschmietstraße 2-4, 90419 Nürnberg, Deutschland. Die dafür erforderlichen Daten speichern wir in der Online-Anwendung und in unserer Kundendatenbank. Unsere Kundendatenbank wird von Microsoft auf Servern in Dublin und Amsterdam betrieben.

Die Datenschutzbestimmungen von billomat können Sie hier einsehen: https://www.billomat.com/datenschutz

 

Endanwenderlizenz im Rahmen
einer Campuslizenz abrufen

Eine Endanwenderlizenz im Rahmen einer Campuslizenz können Sie über Ihren Citavi Account abrufen. Insbesondere speichern wir dabei auch die Zugehörigkeit zur Organisation, die die Campuslizenz zur Verfügung stellt.

 

Mit Citavi arbeiten

Wenn Sie mit Citavi arbeiten und eine Internetverbindung besteht, nimmt Citavi bei verschiedenen Nutzeraktionen Kontakt mit unseren Servern und mit Servern von unabhängigen Informationsanbietern auf:
Kontakt zu den Servern der Informationsanbieter wird aufgenommen,

  • um eine Such- oder RSS-Anfrage zu bearbeiten und
  • um Daten (insbesondere bibliographische Daten, Standortnachweise, Buchcoverabbildungen oder Volltexte) herunterzuladen.

Kontakt zum Server on Swiss Academic Software wird aufgenommen,

  • um nach Updates zu suchen und diese ggf. herunterzuladen
  • um die Dateien für Zitationsstile oder Importfilter herunterzuladen,
  • um die Hilfetexte, die innerhalb des Programms angezeigt werden, herunterzuladen,
  • um Suchanfragen zu bearbeiten, insbesondere falls die direkte Verbindung zum Informationsanbieter scheitert. Die Suchanfragen und Trefferlisten werden nur solange vorgehalten, bis die Ergebnisse vollständig an den Benutzer übermittelt worden sind. Sie werden nie dauerhaft gespeichert oder für irgendeinen anderen als den hier beschriebenen Recherche-Zweck genutzt.

Wir werten die anonymisierten Verbindungsdaten zum Server statistisch aus, um eine ausreichende Performanz der Infrastruktur sicherstellen zu können.

Beim Kontakt zum Server werden keine personenbezogenen Daten übermittelt. Projektdaten werden nur insoweit übermittelt, wie es für die jeweilige Recherche erforderlich ist, also etwa die DOI oder ISBN, um die bibliographischen Daten nachzurecherchieren.

 

Programmfehler mitteilen

Kommt es zu einem Programmabsturz, kann Citavi in bestimmten Fällen ein Fehlerprotokoll erstellen. Sie haben dann die Möglichkeit, uns dieses Fehlerprotokoll im Klartext per E-Mail zuzuschicken, um uns auf den Fehler hinzuweisen und die Reparatur des Fehlers zu ermöglichen und zu erleichtern.

Das Fehlerprotokoll enthält Informationen über den Programmablauf und über die Ausstattungsmerkmale Ihres Computers, insbesondere die installierten Citavi- und Word-Versionen.

Das Fehlerprotokoll enthält aber keine Informationen zum Inhalt Ihrer Citavi-Projekte oder personenbezogene Daten.

 

Ablaufprotokoll schicken

Falls Sie uns kontaktieren, weil bei Ihnen Fehler im Programm auftreten, die wir bei uns nicht nachstellen können, bitten wir Sie, die Ablaufverfolgung zu aktivieren und uns ein Ereignisprotokoll zu schicken. Mit den Informationen im Ereignisprotokoll können wir besser nachvollziehen, warum der Programmfehler bei Ihnen auftritt.

Das Ereignisprotokoll enthält Informationen über den Programmablauf, aber keine Informationen zum Inhalt Ihrer Citavi-Projekte oder personenbezogene Daten.

 

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