Swiss Academic Software GmbH

La société Swiss Academic Software GmbH développe et commercialise le programme informatique Citavi. Dans ce cadre, nous sommes en contact avec des personnes intéressées, les acheteurs et les utilisateurs de Citavi. La présente politique de confidentialité vous indique dans quelles circonstances des données – et lesquelles – nous sont transmises par vous-même ou des tiers et sont sauvegardées par nos services, et comment nous gérons ces données.

Si vous souhaitez savoir concrètement quelles données nous avons sauvegardées vous concernant, veuillez nous contacter à l’adresse support@citavi.com.

Les applications et processus que nous utilisons dans les circonstances citées ici évoluent en permanence. C’est pourquoi nous mettrons régulièrement la présente politique de confidentialité à jour afin qu’elle reste toujours conforme à l’état actuel de la technique. Nous vous informerons de ces modifications par une mention correspondante lors de la connexion.

Si vous n’êtes plus d’accord avec l’utilisation des données personnelles telle que décrite ici – notamment suite à la modification de la politique de confidentialité – vous pouvez nous demander la suppression de vos données personnelles en envoyant un e-mail informel à support@citavi.com. Vous ne pourrez alors plus utiliser les offres concernées par la suppression des données.

Sauf mention expresse contraire ci-après, nous ne communiquons pas vos données à des tiers, à moins que nous n’y soyons contraints par décision de justice.

État au 12 octobre 2017

Créer un compte Citavi

Votre compte Citavi vous permet de consulter, modifier ou supprimer les données que vous nous avez transmises lors de l’inscription générale, de l’achat ou de la demande d’une licence de site. Les données sont sauvegardées dans notre base de données clients gérée par Microsoft sur des serveurs à Amsterdam et Dublin.

Votre compte Citavi est créé en différentes occasions, à savoir

  • lors de la demande de données de licence relatives à une licence de site,
  • lors de l’achat de licences dans la boutique Citavi ou par l’intermédiaire de nos partenaires,
  • lors de la demande de données de licence perdues si vous ne possédiez pas encore de compte,
  • lorsque l’administrateur de licences de votre organisation vous attribue une licence pour utilisation,
  • lorsque vous créez le compte pour d’autres raisons.

En fonction de la situation, vous pouvez créer un compte Citavi avec des données différentes :

  • avec une adresse électronique et un mot de passe ou
  • en vous connectant via votre compte Facebook, Google ou Microsoft ou
  • en vous connectant via votre compte universitaire si votre université vous en fournit un et que nous l’avons activé pour votre université (connexion avec Shibboleth).

Si cela n’a pas été fait lors de la connexion, nous vous demanderons au besoin de saisir une adresse électronique et votre nom. Vous pouvez aussi compléter les données de votre compte, par exemple télécharger une photo de profil.

Nous utilisons les données saisies lors de la création du compte et éventuellement complétées par la suite pour

  • mettre à votre disposition les fonctionnalités de Citavi et
  • vous contacter pour des questions relatives au programme, à la licence et au compte.

Si vous vous connectez à votre compte Citavi via votre compte Facebook, Google ou Microsoft, le service concerné vous demande d’autoriser Citavi à accéder à certaines données.

Vous pouvez consulter, limiter ou supprimer ces autorisations relatives aux applications sur les pages suivantes des différents fournisseurs :

Si vous vous connectez à votre compte Citavi via votre compte universitaire (connexion avec Shibboleth), les données suivantes (aussi appelées « attributs » dans le cadre de l’utilisation de Shibboleth) nous sont régulièrement transmises :

  • adresse électronique,
  • groupe d’utilisateurs auquel vous appartenez, par exemple étudiants ou collaborateurs et
  • un identifiant permanent qui vous a été attribué pour l’utilisation de Shibboleth.

Nous garantissons dans ce cadre que nous respectons les exigences du « GÉANT Data Protection Code of Conduct » que vous pouvez télécharger ici : https://geant3plus.archive.geant.net/uri/dataprotection-code-of-conduct/V1/Documents/GEANT_DP_CoC_ver1.0.pdf

En différentes occasions liées à la création et à la gestion de votre compte et de vos licences, nous vous enverrons des e-mails afin que vous puissiez nous confirmer que vous êtes (toujours) le titulaire de l’adresse électronique à laquelle l’e-mail a été envoyé. Pour effectuer la confirmation, cliquez sur le lien contenu dans l’e-mail. our l’envoi, nous utilisons le service SendGrid de la société du même nom SendGrid, Inc., 1801 California Street, Suite 500, Denver, CO 80202, USA.

Les dispositions de SendGrid relatives à la confidentialité sont disponibles à l’adresse suivante : https://sendgrid.com/policies/privacy/

Travailler avec Citavi

En fonction de l’édition utilisée, vous pouvez sauvegarder vos données de projet en différents endroits lorsque vous travaillez avec Citavi :

  • sur le disque dur local ou le réseau local,
  • dans une base de données SQL ou
  • dans la mémoire Citavi située dans le Cloud.

Si vous sauvegardez vos données de projet localement ou dans une base de données SQL, nous n’y avons pas accès.

Si vous utilisez la mémoire Citavi située dans le Cloud, vos données de projet sont sauvegardées dans des centres informatiques gérés par Microsoft en Allemagne. T-Systems, filiale de Deutsche Telekom, assure l’administration des données et surveille chaque accès physique et technique aux données (https://www.microsoft.com/de-de/cloud/deutsche-cloud).

Nous accédons à ces données de projet sur le plan technique afin de pouvoir les mettre à votre disposition dans Citavi dans le cadre des fonctionnalités du programme. Toutefois, nous ne prenons jamais personnellement connaissance sans votre accord exprès des contenus que vous avez sauvegardés dans les projets. Pour clarifier d’éventuelles questions relatives à l’utilisation, vous pouvez inviter temporairement un collaborateur de l’assistance Citavi à l’un de vos projets Citavi.

Lorsque vous travaillez avec Citavi en étant connecté à Internet, Citavi entre en contact avec nos serveurs et les serveurs de fournisseurs d’informations indépendants à l’occasion de différentes actions de l’utilisateur. Notre manuel [Link zum C6-Handbuch] contient des informations détaillées sur les accès au réseau qui ont lieu.

Nous effectuons une analyse statistique des données anonymisées de connexion au serveur afin de garantir les performances de l’infrastructure.

Lors de l’accès au serveur de recherche, aucune donnée personnelle n’est transmise. Les données de projet ne sont transmises que dans la mesure où elles sont nécessaires à la recherche, par exemple un nom DOI ou un numéro ISBN pour rechercher les données bibliographiques.

Communiquer des défauts du programme, contribuer à l’amélioration de la convivialité

Pour l’optimisation de Citavi et l’élimination de défauts du programme, nous utilisons le service Application Insights de Microsoft Azure. En fonction du paramétrage dans la fenêtre Outils > Options > Diagnostic, Citavi envoie les informations suivantes à ce service :

  • « Ne pas envoyer de données de journal » : aucune information n’est envoyée à Application Insights.
  • « Envoyer des informations visant à améliorer la convivialité » : envoi de deux types d’informations :
    • Informations techniques relatives à l’erreur lorsque des erreurs ou des effets inattendus se produisent lors de l’utilisation du programme.
    • Données statistiques anonymes qui nous permettent d’améliorer Citavi. Nous pouvons par exemple apprendre de cette façon si une fonctionnalité donnée est utilisée ou non par les utilisateurs afin d’améliorer sa convivialité le cas échéant.

Pour des raisons techniques, nous ne pouvons garantir dans tous les cas que les données transmises sont entièrement anonymisées. Un chemin d’accès à un fichier peut par exemple contenir le nom de l’utilisateur actuel. En cas d’échec inopiné de l’accès au fichier, le protocole d’erreur contiendra ce chemin d’accès et donc possiblement une information personnelle. Toutefois, nous n’utilisons jamais ces informations personnelles, nous analysons uniquement les conditions techniques.

Application Insights supprime les données détaillées au bout de 90 jours maximum.

  • « Envoyer le journal du diagnostic des activités » : envoi du journal de diagnostic complet sur les activités de l’utilisateur et le fonctionnement du programme à Application Insights. Comme indiqué dans la fenêtre, cette option ne doit être activée qu’à la demande de notre assistance. Si Citavi n’est pas connecté à Internet, un fichier texte est généré localement et peut être envoyé par l’utilisateur à l’assistance Citavi par e-mail

Surfer sur le site Web Citavi

Nous effectuons une analyse statistique des visites sur le site Web sans collecter de données personnelles.

À chaque accès au site, les informations suivantes sont automatiquement transmises par votre navigateur Web à notre serveur Web :

  • adresse IP,
  • nom d’hôte,
  • navigateur et système d’exploitation,
  • cookies du site Web,
  • langue et
  • site précédemment visité.

Si vous avez activé JavaScript, les données suivantes peuvent également être lues à partir de votre navigateur :

  • définition d’écran,
  • profondeur de couleur,
  • taille de la fenêtre de navigateur et
  • modules complémentaires Mozilla/Firefox.

Pour plus d’informations sur votre cas concret, vous pouvez vous reporter à la page suivante du service centralisé de protection des données des universités du Bade-Wurtemberg : https://www.zendas.de/service/browserdaten.html.

Pour l’analyse statistique des visites sur le site Web, nous utilisons Google Analytics, un service d’analyse Web de Google Inc. («Google»). Google Analytics utilise des « cookies », de petits fichiers textes enregistrés sur votre terminal et qui permettent d’analyser votre utilisation du site Web. Les informations générées par le cookie concernant votre utilisation du site sont généralement transmises à un serveur de Google aux États-Unis où elles sont sauvegardées. Nous avons activé sur ce site l’anonymisation IP de façon à ce que votre adresse IP soit préalablement abrégée par Google dans les États membres de l’Union européenne ou d’autres États signataires de l’accord sur l’Espace économique européen. L’adresse IP complète ne sera transmise que dans des cas exceptionnels à un serveur de Google aux États-Unis où elle sera abrégée. À notre demande, Google utilisera ces informations pour analyser votre utilisation du site Web, établir des rapports sur les activités sur le site et nous fournir d’autres services relatifs à l’utilisation du site et d’Internet. L’adresse IP transmise par votre navigateur dans le cadre de Google Analytics ne sera pas reliée à d’autres données de Google.

Vous pouvez empêcher l’analyse statistique de vos visites sur le site avec Google Analytics de la manière suivante :

  • Vous pouvez paramétrer votre logiciel de navigateur de façon à empêcher l’enregistrement de cookies ; toutefois, nous attirons votre attention sur le fait que dans ce cas, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser pleinement toutes les fonctionnalités de ce site.
  • Vous pouvez télécharger un module complémentaire de navigateur via le lien suivant et l’installer : http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr. Vous empêcherez ainsi que les données relatives à vos activités soient envoyées à Google Analytics. Pour des raisons techniques, ce module complémentaire ne fonctionne que pour le navigateur dans lequel il a été installé. Si vous utilisez un autre navigateur ou terminal, vous devrez renouveler l’installation.
  • Vous pouvez activer un cookie d’exclusion en cliquant sur le lien suivant : Désactiver Google Analytics Le cookie d’exclusion empêchera la saisie future de vos données lorsque vous visiterez ce site. Pour des raisons techniques, ce cookie est valable uniquement pour le navigateur dans lequel il a été activé. Si vous supprimez les cookies de ce navigateur ou utilisez un autre navigateur ou terminal, vous devrez renouveler l’exclusion.

Les règles de confidentialité correspondantes de Google sont disponibles à l’adresse suivante : https://www.google.com/intl/fr/policies/privacy/.

S’abonner à une newsletter

Nous vous offrons la possibilité de vous abonner à différentes newsletters. Pour la gestion des abonnements et l’envoi des newsletters, nous utilisons le service en ligne Mailchimp fourni par la société Rocket Science Group, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308.

Lorsque vous vous abonnez à une newsletter, votre nom et votre adresse électronique sont sauvegardés par Mailchimp et utilisés pour l’envoi de la newsletter à l’adresse électronique saisie.

Par ailleurs, Mailchimp collecte les informations suivantes : si et quand vous avez ouvert une newsletter, si vous avez cliqué sur les liens qu’elle contient, votre adresse IP, le type de navigateur ou de messagerie utilisé et d’autres détails similaires. Mailchimp utilise pour cela des gifs invisibles, également appelés pixels invisibles, qui sont présents dans l’e-mail de la newsletter.

Nous pouvons consulter ces données via l’interface Web du service en ligne. Vous pouvez vous désabonner de la newsletter à tout moment. Les liens correspondants se trouvent au bas de la newsletter. Les dispositions relatives à la confidentialité de Mailchimp sont disponibles à l’adresse suivante : https://mailchimp.com/legal/privacy/. Elles s’adressent principalement à nous en tant qu’utilisateurs du service en ligne mais contiennent aussi des informations importantes pour les abonnés aux newsletters.

Les serveurs sur lesquels Mailchimp enregistre les données se trouvent aux États-Unis (article 14 des dispositions relatives à la confidentialité Mailchimp), de sorte que vos données personnelles saisies pour l’abonnement y seront transférées. Afin d’essayer d’obtenir un niveau de confidentialité équivalent à celui de la Suisse et de l’UE, nous avons conclu avec Mailchimp un accord relatif au traitement des données qui contient également les clauses contractuelles standard de l’UE (article 15 des dispositions relatives à la confidentialité Mailchimp).

S’abonner aux statistiques du site

Lorsqu’une organisation ou une université a conclu un contrat de licence de site, les personnes de contact désignées lors de la conclusion du contrat ou ultérieurement reçoivent une fois par mois un aperçu du niveau d’utilisation des licences et d’autres informations relatives à la licence de site.

Nous utilisons pour l’envoi des e-mails un programme informatique installé localement. Les données personnelles sont sauvegardées uniquement dans notre réseau local.

Veuillez contacter support@citavi.com si vous ne souhaitez plus recevoir la newsletter.

Devenir membre du réseau de formateurs (D-A-CH)

Nous utilisons pour le réseau de formateurs Citavi la plateforme MangoApps fournie par la société du même nom : MangoApps Inc., 1495 11th Ave. NW, Issaquah, WA 98027, États-Unis. La politique de confidentialité de MangoApps est disponible à l’adresse suivante : https://www.mangoapps.com/privacy-policy/

Les données personnelles saisies par les participants lors de leur inscription et dans leur profil sont sauvegardées sur un serveur aux États-Unis.

Créer une demande privée ou un post de forum

Vous pouvez nous contacter de différentes façons pour toute question relative à Citavi, notamment via notre formulaire en ligne www.citavi.com/ticket, le formulaire de contact du compte Citavi ou encore par e-mail.

Si vous utilisez le formulaire en ligne, vous pouvez décider de publier votre demande sur notre forum pour qu’elle puisse être lue par tous les utilisateurs ou de l’envoyer directement à l’équipe Citavi. Sur le forum, d’autres utilisateurs peuvent répondre publiquement à votre post tandis qu’en cas de demande privée, vous recevrez uniquement des réponses de l’équipe Citavi.

Vos demandes et réponses sont traitées à l’aide du service en ligne UseResponse de la société UseResponse Inc., 412 N. Main Street, STE 100 Buffalo, WY 82834, États-Unis. UseResponse utilise à cet effet des serveurs du fournisseur d’infrastructures Cloud DigitalOcean situés dans le centre informatique allemand de celui-ci à Francfort-sur-le-Main.

Les demandes privées et posts de forum sont sauvegardés pour une durée indéterminée afin de pouvoir être consultés en cas de questions ultérieures ou de problèmes similaires rencontrés par d’autres utilisateurs.

En cas de question relative à l’acquisition de licences, nous transmettrons éventuellement votre demande et les données de contact saisies à notre partenaire de distribution régional compétent afin qu’il puisse vous contacter.

Par ailleurs, votre demande sera intégrée à notre base de données clients gérée par Microsoft sur des serveurs à Dublin et Amsterdam.

Demander une offre ou acheter des licences dans la boutique en ligne Citavi

Lorsque vous demandez une offre relative à l’achat de licence ou achetez des licences dans notre boutique en ligne, votre partenaire contractuel est notre prestataire de commerce électronique cleverbridge AG, Gereonstr. 43-65, 50670 Cologne, Allemagne. Sa politique de confidentialité est consultable ici et ses Conditions générales d’utilisation ici.

Pour demander une offre ou passer commande, vous devez saisir les éléments suivants

  • civilité
  • prénom et nom,
  • adresse postale et
  • adresse électronique

.

Si vous commandez une licence pour une organisation, vous devez saisir aussi le nom de cette organisation et un numéro de téléphone. Vous pouvez par ailleurs indiquer une adresse de facturation différente.

Ces données sont traitées par cleverbridge AG conformément à la politique de confidentialité précitée. Nous avons accès à ces données via un logiciel mis à notre disposition par cleverbridge AG.

Lors d’une commande, vous donnez par ailleurs des détails relatifs au paiement tels que votre numéro de carte de crédit ou vos coordonnées bancaires. Ces données sont sauvegardées et traitées uniquement par cleverbridge AG conformément à la politique de confidentialité précitée et nous n’y avons pas accès.

Suite à la commande passée auprès de cleverbridge AG, les détails et le statut de la commande nous sont transmis et sont sauvegardés dans notre base de données clients, laquelle est gérée par Microsoft sur des serveurs à Dublin et Amsterdam.

Nous utilisons les données transmises lors de la commande pour

  • générer vos données de licence et les mettre à disposition dans un compte,
  • clarifier avec vous les questions portant sur l’offre, l’achat ou les licences,
  • vous informer des possibilités concrètes de mise à niveau de vos licences en cas de publication d’une nouvelle version,
  • vous informer d’offres spéciales relatives à vos licences.

Acheter une licence par l’intermédiaire d’un partenaire

Dans certains pays, nous collaborons avec des partenaires qui distribuent Citavi pour notre compte. Veuillez tenir compte de leurs politiques de confidentialité et Conditions générales d’utilisation respectives si vous passez commande par l’intermédiaire de ces partenaires :

  • Australie : Hearne Software, Suite 3, 200 Toorak Road, South Yarry, Melbourne, Victoria, 3141, Australie
  • Belgique : RITME, Rue des Anciens Étangs 40, 1190 Bruxelles (Forest), Belgique
  • Chine : Softhead Inc., 608I, 6 Floor, XuYuan Building, LongGang avenue 5003, NaLian Community, LongGang District, Shenzhen, Chine
  • Allemagne, Autriche, Suisse : made|for|science GmbH, Varrentrappstr. 40-42, 60486 Francfort-sur-le-Main, Allemagne
  • France : RITME, 72, Rue des Archives, 75003 Paris, France
  • Inde : DELLSOFT Technologies P. Ltd, WZ-29, FF, Uggarsain Market, Ashok Nagar, New Delhi, 110018, Inde
  • Suisse : SCIENTIFIC SOLUTIONS A.A. SA, Rue du Midi 2, CH 1009 Pully, Suisse

Les commandes passées par ces partenaires vis-à-vis de nos services sont traitées par cleverbridge AG, Gereonstr. 43-65, 50670 Cologne, Allemagne. Pour cela, vos données en tant que titulaire de licence sont nécessaires, à savoir

  • Nom de l’organisation
  • Civilité
  • Prénom et nom
  • Adresse
  • Adresse électronique
  • Numéro de téléphone

Ces données sont également transmises à cleverbridge AG.

Suite à la commande passée par les partenaires auprès de cleverbridge AG, les données et le statut de la commande nous sont transmis et sont sauvegardés dans notre base de données clients, laquelle est gérée par Microsoft sur des serveurs à Dublin et Amsterdam.

Nous utilisons les données transmises lors de la commande pour

  • générer vos données de licence et les mettre à disposition dans votre compte Citavi,
  • clarifier avec vous les questions portant sur l’offre, l’achat ou les licences,
  • vous informer des possibilités concrètes de mise à niveau de vos licences en cas de publication d’une nouvelle version,
  • vous informer d’offres spéciales relatives à vos licences.

Commander des services et des licences de site

Lorsque vous demandez ou commandez des services ou des licences de site auprès de nos services, nous établissons les documents d’offre et de facturation via l’application en ligne billomat, mise à disposition par la société Billomat GmbH & Co. KG, Burgschmietstraße 2- 4, 90419 Nuremberg, Allemagne. Les données nécessaires à cet effet sont sauvegardées dans l’application en ligne et notre base de données clients, laquelle est gérée par Microsoft sur des serveurs à Dublin et Amsterdam.

Les dispositions relatives à la confidentialité de billomat sont disponibles à l’adresse suivante :
https://www.billomat.com/en/privacy-policy/

Obtenir une licence d’utilisateur final dans le cadre d’une licence de site

Vous pouvez obtenir une licence d’utilisateur final dans le cadre d’une licence de site via votre compte Citavi (voir ci-dessus : « Créer un compte Citavi »). Nous enregistrons notamment dans ce cadre l’appartenance à l’organisation qui met la licence de site à disposition.